Mein Trello Setup – wie ich meinen Arbeitstag in Trello organisiere
Meine Organisation bevor ich Trello hatte sah so aus: Hunderte To Dos auf verschiedenen Blöcken, digitalen Notizzetteln oder Post-Its – das war das Bild meiner Aufgabensammlung für eine sehr lange Zeit. Ich beschloss: „Es ist an der Zeit, meine To Dos in die digitale Form zu bringen.“
Nach einer Woche To Dos notieren, Gedanken und Inspirationen aufschreiben, verzierten allerdings gefühlte 100 Notizzettel meinen Desktophintergrund. Ich hatte das Gefühl, die Kontrolle über meine Aufgaben zu verlieren.
Dann entdeckte ich Trello. Trello ist ein digitales Organisationstool. Wie eine digitale Pinnwand, an der ich meine Karten hin und her schieben kann. An die Pinnwand (Board) kann man verschiedene Listen pinnen und auf diese flexible Karten eintragen.
Jetzt beschreibe ich im Detail, wie ich meine To Dos organisiere:
LET’S GET READY! MEINE FROG LIST STRUKTUR IN TRELLO
#1 Sammlung – Das Auffangbecken für meine Gedanken
In die Liste „Sammlung“ lege ich alle Aufgaben ab, die mir in den Kopf kommen. Dabei achte ich noch nicht besonders auf die Formulierung. Hauptsache sie sind schnell aufgeschrieben und raus aus meinem Kopf. Ich schreibe jedes kleine To Do direkt in die App. Es ist wahnsinnig gut für den Kopf, wenn ich aufhöre mir jede Kleinigkeit im Kopf zu merken. Lieber verwende ich meine Energie für die eigentliche Arbeit! Der Trick ist aus dem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen
#2 Drei Frogs – Meine Must Dos für den Tag
In der Liste „3 Frogs“ trage ich jeden Abend meine drei Aufgaben für den nächsten Tag ein. Diese möchte ich auf jeden Fall erledigen! Das ist wie ein Versprechen an mich selbst. Die Frogs sind generell Aufgaben, die ich mir vorher in meiner „Sammlung“ notiert habe. Ich entscheide einfach aus meinem Bauchgefühl heraus, was für mich am nächsten Tag besonders wichtig ist. Da ich die 3 Frogs verbindlich erledigen möchte, achte ich auf die richtige Größe und Formulierung der Aufgaben.
#3 Aufgaben – das muss ich sonst noch erledigen
In der Liste „Sonstige To Dos“ trage ich alle Aufgaben ein, die ich am nächsten Tag auch erledigen möchte. Es ist schön, wenn ich möglichst viele dieser Aufgaben schaffe, aber sie sind nicht so wichtig oder dringend wie meine Frogs. Das können zum Beispiel Aufgaben sein, wie Bücher kaufen oder Mails rausschicken.
#4 Erledigte Aufgaben – und alle so yeah!
Diese Liste ist die Ablage für To Dos, die ich erledigt habe. Bei Trello schiebe ich die Karten von den anderen Listen einfach rüber. Das ist jedes Mal ein kleiner Erfolg und motiviert mich zum Weitermachen!
#5 Aufgaben nicht erledigt, weil…
Diese Liste war für mich vor allem in den ersten Wochen mit der Frog List spannend. Dort reflektiere ich alleine oder zusammen mit meinem Work Buddy, warum ich manche Aufgaben nicht geschafft habe. Die Erkenntnisse haben mir schon enorm weitergeholfen! Hier einige Gründe, warum ich die Frogs machmal nicht erledige:
- mir ist nicht klar, welche Zwischenschritte notwendig sind, um den Frog zu erledigen
- der Frog ist zu ungenau beschrieben
- ich habe mich völlig verschätzt, wie lange das Erledigen der Aufgabe dauert
#6 Das war heute klasse – meine Erfolgsliste
In dieser Liste sammle ich alles, was gut gelaufen ist. Was war mein Highlight des Tages? Die Liste ist mein ganz persönliches Erfolgs- und Dankbarkeitstagebuch! Wenn es mal nicht so gut läuft und ich mir selbst nicht glauben kann, dass auch wieder bessere Zeiten kommen werden, lese ich mir meine Kommentare durch und freue mich über die Dinge, die ich schon geschafft habe und auf die ich stolz bin.
Nutzt du auch Trello? Hast du noch andere Tipps für die Leser? Schreibt mir unten in den Kommentaren oder auf der Frog List Facebook Page!
Deine Anna von Frog List
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