Mein Trello Setup – wie ich meinen Arbeitstag in Trello organisiere

Mein Trello Setup – wie ich meinen Arbeitstag in Trello organisiere

Meine Organisation bevor ich Trello hatte sah so aus: Hunderte To Dos auf verschiedenen Blöcken, digitalen Notizzetteln oder Post-Its – das war das Bild meiner Aufgabensammlung für eine sehr lange Zeit. Ich beschloss: „Es ist an der Zeit, meine To Dos in die digitale Form zu bringen.“

Nach einer Woche To Dos notieren, Gedanken und Inspirationen aufschreiben, verzierten allerdings gefühlte 100 Notizzettel meinen Desktophintergrund. Ich hatte das Gefühl, die Kontrolle über meine Aufgaben zu verlieren.

Dann entdeckte ich Trello. Trello ist ein digitales Organisationstool. Wie eine digitale Pinnwand, an der ich meine Karten hin und her schieben kann. An die Pinnwand (Board) kann man verschiedene Listen pinnen und auf diese flexible Karten eintragen.

Jetzt beschreibe ich im Detail, wie ich meine To Dos organisiere:

 

LET’S GET READY! MEINE FROG LIST STRUKTUR IN TRELLO

 

#1 Sammlung – Das Auffangbecken für meine Gedanken

In die Liste „Sammlung“ lege ich alle Aufgaben ab, die mir in den Kopf kommen. Dabei achte ich noch nicht besonders auf die Formulierung. Hauptsache sie sind schnell aufgeschrieben und raus aus meinem Kopf. Ich schreibe jedes kleine To Do direkt in die App.  Es ist wahnsinnig gut für den Kopf, wenn ich aufhöre mir jede Kleinigkeit im Kopf zu merken. Lieber verwende ich meine Energie für die eigentliche Arbeit! Der Trick ist aus dem Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen

#2 Drei Frogs – Meine Must Dos für den Tag

In der Liste „3 Frogs“ trage ich jeden Abend meine drei Aufgaben für den nächsten Tag ein. Diese möchte ich auf jeden Fall erledigen! Das ist wie ein Versprechen an mich selbst. Die Frogs sind generell Aufgaben, die ich mir vorher in meiner „Sammlung“ notiert habe. Ich entscheide einfach aus meinem Bauchgefühl heraus, was für mich am nächsten Tag besonders wichtig ist. Da ich die 3 Frogs verbindlich erledigen möchte, achte ich auf die richtige Größe und Formulierung der Aufgaben.

#3 Aufgaben – das muss ich sonst noch erledigen

In der Liste „Sonstige To Dos“ trage ich alle Aufgaben ein, die ich am nächsten Tag auch erledigen möchte. Es ist schön, wenn ich möglichst viele dieser Aufgaben schaffe, aber sie sind nicht so wichtig oder dringend wie meine Frogs. Das können zum Beispiel Aufgaben sein, wie Bücher kaufen oder Mails rausschicken.

#4 Erledigte Aufgaben – und alle so yeah!

Diese Liste ist die Ablage für To Dos, die ich erledigt habe. Bei Trello schiebe ich die Karten von den anderen Listen einfach rüber. Das ist jedes Mal ein kleiner Erfolg und motiviert mich zum Weitermachen!

#5 Aufgaben nicht erledigt, weil…

Diese Liste war für mich vor allem in den ersten Wochen mit der Frog List spannend. Dort reflektiere ich alleine oder zusammen mit meinem Work Buddy, warum ich manche Aufgaben nicht geschafft habe. Die Erkenntnisse haben mir schon enorm weitergeholfen! Hier einige Gründe, warum ich die Frogs machmal nicht erledige:

  • mir ist nicht klar, welche Zwischenschritte notwendig sind, um den Frog zu erledigen
  • der Frog ist zu ungenau beschrieben
  • ich habe mich völlig verschätzt, wie lange das Erledigen der Aufgabe dauert

#6 Das war heute klasse – meine Erfolgsliste

In dieser Liste sammle ich alles, was gut gelaufen ist. Was war mein Highlight des Tages? Die Liste ist mein ganz persönliches Erfolgs- und Dankbarkeitstagebuch! Wenn es mal nicht so gut läuft und ich mir selbst nicht glauben kann, dass auch wieder bessere Zeiten kommen werden, lese ich mir meine Kommentare durch und freue mich über die Dinge, die ich schon geschafft habe und auf die ich stolz bin.

 

Nutzt du auch Trello? Hast du noch andere Tipps für die Leser? Schreibt mir  unten in den Kommentaren oder auf der Frog List Facebook Page

Deine Anna von Frog List

Wie du deine Arbeit lieben lernst auch wenn du busy und überwältigt bist

Wie du deine Arbeit lieben lernst auch wenn du busy und überwältigt bist

Sind wir nicht Selbstständig geworden, weil wir kreativ arbeiten wollen und gleichzeitig unseren Lebensunterhalt verdienen wollen? Weil uns Freiheit mehr bedeutet als Geld? Weil wir unsere Arbeit lieben wollen?

So und jetzt sitze ich vor der Buchhaltung, den Rechnungen und Verträgen, die sich in einem riesigen Papierstapel vor mir auftürmen.

Toll! So habe ich mir das nicht vorgestellt!

Das kreativ ausgelebte Chaos auf meinem Schreibtisch in seiner schillerndsten Form wird zur perfekten Situationsbeschreibung für das Sprichwort: „Ich sehe vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr!“

 

Ich wollte doch nur das tun was mir Spaß macht und jetzt stecke ich im Chaos fest!

 

Manchmal ertappe ich mich dabei, wie mein eigentlich sehr aufgeräumter Schreibtisch zur kreativen Papierschlacht verwahrlost. Möchtest du die Liebe zu deinem Business wieder neu aufleben lassen, hift nur eins:

 

Bringe Ordnung in dein Chaos und schaffe dir nachhaltige Strukturen, um die Ordnung zu behalten

 

Ich stelle immer wieder fest: Mein Schreibtisch ist ein Spiegel meines inneren Wesens.

Wenn ich nicht fokussiert bin, nicht konzentriert und keine klaren Strukturen habe, lasse ich einfach alles stehen und liegen, mache den dritten vor dem zweiten Schritt, habe 1000 Gedanken in meinem kreativen Kopf zur selben Zeit und kann meine Gedanken nicht richtig bündeln.

Erst, wenn ich aufgeräumt habe, haben meine Neuronen und Synapsen wieder die Möglichkeit, in den richtigen Bahnen zu fahren und mich zum sinnvollen Handeln zu lenken. Dann liebe ich meine Arbeit auch wieder. Alles läuft auf einmal rund.

Wenn du also auch das Gefühl hast, mangelnde äußere Strukturen, Unordnung und Chaos lenken dich von deinem Fokus ab, räume zuerst deinen Schreibtisch auf!

 

„A messy room equals a messy mind“

 

, ist ein Zitat von Marie Kondo, die derzeit weltweit bekannteste Aufräummeisterin. In ihrem Buch „The Life-Changing Magic of Tyding Up“ beschreibt sie, wie man Schritt für Schritt sein Zuhause organisiert und somit zu einem organisierteren Inneren kommt.

Ich selbst habe bei meinem letzten Umzug extrem viele Dinge verschenkt oder entsorgt und es hat Wunder gewirkt. Immer wenn ich mich heute unschlüssig fühle oder leicht verwirrt in den Tag starte, räume ich erst einmal fünf Minuten auf und dann kann es losgehen!

Wenn du dann weg vom „inneren Chaos“ bist, dich innerlich gut strukturiert und aufgestellt hast, frage dich:

 

Passt mein Arbeitstag zu meinem Businessziel?

 

Was ist das, dein übergeordnetes Ziel der Selbstständigkeit? Weißt du das? Je klarer du diese Frage beantworten kannst, desto einfacher fällt es dir, eine klare Alltagsstruktur für dich zu schaffen.


Wenn du herausfinden willst, welche deiner Aufgaben wichtig und nicht nur dringend sind, schau dir meinen Videokurs an!

Zum Videokurs


Ich setze mich regelmäßig vor meine nüchternen Zahlen und mache mir dazu Gedanken: Wie will ich die nächsten Monate gestalten? Welche Maßnahmen ergeben sich daraus?

Mein Tipp: Nur mit einer Vision, einer zielgerichteten Strategie und einem guten Start in den Tag bekommst du die Struktur, die du brauchst, um deine Arbeit zu lieben! Was hältst du davon?

3 Strategien gegen das Mittagstief im Home Office

3 Strategien gegen das Mittagstief im Home Office

In der Zeit nach dem Mittagessen falle ich oft in das absolute Mittagstief. Anstatt mich über die unproduktive Zeit zu ärgern, habe ich gelernt mit meinem Leistungstief umzugehen. Dabei hilft mir das Wissen: Ein Mittagstief ist ganz normal. Die Leistungsfähigkeit von Menschen ist über einen Tag verteilt nicht immer gleich.

 

Die Leistungshöhepunkte der meisten Menschen liegen am Vormittag, gefolgt von einem Mittagstief und einem Zwischenhoch am Abend.

 

Mir persönlich helfen keine Tricks wie Powernaps oder große Aufgaben in kleine Schritte zu unterteilen, um wieder in Schwung zu kommen. Nach einem Mittagsschlaf bin ich erst richtig erledigt. Und Riesenaufgaben, für die ich viel Konzentration brauche, gehe ich gar nicht erst an. Was tue ich also stattdessen? Ich habe mich damit angefreundet, dass ich mittags einfach nicht so leistungsfähig bin, wie am Morgen.  Ich kann nicht immer auf 120% laufen. Dafür bin ich dankbar. Deswegen ist eine Mittagsroutine genauso wichtig wie eine gute Morgenroutine, die wir durch die Frog List etablieren. Diese hilft dir trotz Müdigkeit durch das Tief zu kommen.


Du kannst dich morgens nicht so richtig motivieren und bist den ganzen Tag unproduktiv?
Mit dieser praktischen Checkliste findest du Inspiration und Energie für deinen Arbeitstag!

Zur Checkliste


Meine Top 3 Strategien, um mittags nicht auf Facebook zu landen:

 

1. Mache dir eine „easy List“ für den Nachmittag

Ich plane mir für den Mittag lieber To Dos ein, die wichtig sind, aber nicht so viel Konzentration benötigen. Dazu gehören E-Mails beantworten, Überweisungen machen und Bücher bestellen.

2. Hebe dir nette Meetings auf

Telefonate und Meetings, die inhaltlich leicht von der Hand gehen, lege ich mir auf die Mittagszeit. Beim Quatschen kann man schließlich schlecht einschlafen. Und durch den netten Austausch werde ich motiviert. Die Work Buddys Eva und Vanessa haben die Frog List Struktur für sich angepasst und telefonieren jeden Tag um 14 Uhr, um sich gegenseitig aus dem Mittagstief herauszuholen. Suchst du noch einen Work Buddy? Hier geht’s zum Matching Programm.

3. Lege sportliche To Dos auf den Mittag

Sport wäre natürlich die beste Variante, um das Mittagstief zu umgehen. Ich finde allerdings, dass mein Arbeitstag so zu stark unterbrochen wird. Deswegen erledige ich „sportliche To Dos“, bei denen ich am besten nach draußen gehen muss. Beim Päckchen wegbringen oder einem kurzen Einkauf für das Abendessen, muss ich mich bewegen und habe gleichzeitig etwas geschafft. Ich hoffe, dass dir die Tipps weiterhelfen, um dein Mittagstief besser zu nutzen!

Wie sieht es bei dir aus? Was sind deine besten Tipps gegen die Mittagsmüdigkeit? Schreibt mir und erzählt mir eure Geschichten unten in den Kommentaren oder auf der Frog List Facebook Page Deine Anna von Frog List

Wie du deine Produktivität mit einem Work Buddy steigerst

Wie du deine Produktivität mit einem Work Buddy steigerst

Kennst du das, wenn du viel motivierter bist zum Sport zu gehen, wenn ein Freund mitkommt? Genauso ist das mit der Produktivität bei der Arbeit. Mit einem Accountability Partner – einem Work Buddy schaffst du es produktiv und motiviert deine Ziele zu erreichen.

Mit der Frog List begann alles vor einem Jahr: Zu diesem Zeitpunkt hatte ich mich dazu entschlossen, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen. Ich wollte unabhängig aus dem Home Office arbeiten und mich aus dem Hamsterrad befreien.

Die ersten Wochen waren super: Ich habe lange geschlafen, weil kein Meeting anstand und musste mich nicht in die morgendliche Rush Hour der U-Bahn quetschen. Mittags legte ich mich auf meine Couch für ein Nickerchen. Mega gut!

Nach dem ersten Hype im Home Office kam der Absturz

 

Nach dem ersten Hype der wiedergewonnenen Freiheit, merkte ich, dass ich nicht richtig motiviert war. Mir fehlten der Ansporn und die Lust morgens voller Energie und Kraft aus dem Bett zu springen. Stattdessen zog ich lieber die Bettdecke wieder über meinen Kopf und drehte mich nochmal zum Dösen auf die andere Seite.

Ich probierte viele Produktivitätstipps aus verschiedenen Ratgebern; schrieb Ziele auf, fertigte ein 5-Minuten-Journal an und probierte die Gettings-Things-Done-Methode. Doch, wie soll ich sagen, all das half nicht! Ich fühlte mich einfach allein mit meiner Arbeit. Mir kamen Gedanken wie:

„Egal was ich heute mache, es bekommt keiner mit.“

 

Zum Glück habe ich eine tolle Schwester, die sich mein Gejammere nicht so lange anhören wollte. Wir überlegten uns also eine neue Strategie: Jeden Morgen durfte sie sich meine Ziele und Aufgaben für den Tag anhören und jeden Abend hatte sie ein Ohr für eine kurze Reflexion. Ich erzählte ihr, was ich geschafft hatte und was nicht.

Und das machte für mich den wesentlichen Unterschied!

Dadurch, dass jemand anders mit in meine Gedanken und meine To Dos involviert war, fühlte ich die selbst geschaffene Verbindlichkeit.

Genau auf diesem Prinzip basiert heute die Frog List, bei der sich Work Buddys täglich anrufen und motivieren.

Ich weiß nicht, wie es Dir geht, aber ich bin viel motivierter zum Yoga zu gehen, wenn ich mit einer Freundin verabredet bin.

 

Das Verbindlichkeits-Prinzip ist dasselbe!

Aber, warum ist das so?

Verbindlichkeit funktioniert für viele Menschen als Motivation. Sich selbst zum Training aufzuraffen verlangt einem viel mehr ab, als sich mit seiner Trainingsgruppe zu treffen. Wir Menschen sind soziale Wesen und wenn wir mit jemandem verabredet sind, fühlen wir uns schlecht, wenn wir die Verabredung sausen lassen.

Einen Partner, einen „Work Buddy“, zu haben, ist zum Erreichen deiner Ziele daher unerlässlich.

 

Vor allem, wenn es darum geht, dass wir tatsächlich unsere To Dos abarbeiten und nicht nur darüber reden. Denn was mit Verabredungen funktioniert, klappt auch mit Aufgaben, die zu erledigen sind.

Leigh Stringer, Autorin des Buches „The Healthy Workplace“ schreibt auf ihrem Blog The Quiet Revolution: „Ich bemerkte während meiner Recherche für das Buch, dass einige der wirklich gesunden, ergebnisorientierten Organisationen peer-basierte Partnerschaften nutzen, um ihren Mitarbeitern dabei zu helfen, nicht nur persönliche Gesundheitsziele, sondern auch Geschäftsziele zu erreichen. Es stellte sich heraus, dass der positive Gruppenzwang die Verbindlichkeit erhöhte und zu einem Antrieb für die Mitarbeiter wurde.“

Sie schreibt in ihrem Blogartikel außerdem von Tim Church, Professor am Pennington Biomedical Research Center, der feststellte, dass ein Work Buddy, der mit dir deine Ziele verfolgt sogar effektiver ist, als ein Mentor.


Du kannst dich morgens nicht so richtig motivieren und bist den ganzen Tag unproduktiv?
Mit dieser praktischen Checkliste findest du Inspiration und Energie für deinen Arbeitstag!

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Ein Work Buddy ist effektiver als ein Mentor

 

Leigh erklärt, dass im Vergleich zu einer Mentorenbeziehung – einer hierarchischen Beziehung – eine Peer-to-Peer-Beziehung ein effektiveres Instrument sei, um Fortschritte zu erzielen. Verbindliches Arbeiten mit einem Partner funktioniert, wenn es eine Kooperation zwischen zwei Menschen ist, die sich mögen und respektieren.

Der Work Buddy ist jemand, dem du vertraust, der dir hilft ehrlich mit dir selbst zu sein und der dich auf der Spur hält

 

Und genau diese Beziehung zeichnet einen guten Work Buddy, mit dem du an deiner Frog List arbeiten kannst, aus!

Wie sieht es bei Euch aus? Habt ihr bereits Erfahrungen mit einem „Accountability Partner“ beim Sport oder auf Arbeit gemacht? Was sind deine Tipps und Tricks? Schreibt mir und erzählt mir eure Geschichten unten in den Kommentaren oder auf der Frog List Facebook Page

Deine Anna von Frog List

Warum Perfektionismus deine Produktivität killt  – und wie du damit umgehen kannst

Warum Perfektionismus deine Produktivität killt – und wie du damit umgehen kannst

Kennst du den Moment, wenn du noch ewig an einem Text herumschreibst, bevor du ihn losschickst? Wenn du hier und da immer wieder Kleinigkeiten verbessern musst, bevor die Webseite online geht? Wenn du dir die E-Mail lieber nochmal vor dem Losschicken durchließt, wobei du schon x-Mal drüber gelesen hat? Hält dich dein Perfektionismus davon ab produktiv zu sein?

Viele von uns verschwenden so viel Zeit und schrauben immer wieder an ihrer Arbeit rum, obwohl sie die Zeichnung, das Angebot oder das Foto schon tausend Mal überarbeitet haben.

Perfektionismus frisst deine Produktivität

 

Perfektionismus ist der absolute Produktivitätskiller! Wenn du wartest, dass dein Produkt perfekt ist, wirst du es niemals veröffentlichen.

Im schlimmsten Fall fängst du mit einer Aufgabe noch nicht einmal an, weil du das Gefühl hast, du kannst sie nicht ausreichend erledigen.

Der Artikel Raus aus dem Chaos – So plane ich meine Woche ist dir bei deiner strukturierten Aufgabenplanung nützlich.

Unser Gehirn ist schlau. Es möchte uns unter allen Umständen vor dem Leid beschützen, dass wir etwas Peinliches oder Beschämendes veröffentlichen. Es denkt sich: „Sicher ist gut und nichts Veröffentlichen heißt kein Risiko. Super! Weiterschlafen.“

Das Ganze ist sehr ritterlich von unserem Gehirn, aber beim Weiterkommen mit deinem Projekt hilft es nicht weiter.

Das bekannte Zitat des LinkedIn Gründers Reid Hoffmann trifft es auf den Punkt:

 “IF YOU ARE NOT EMBARRASSED BY THE FIRST VERSION OF YOUR PRODUCT, YOU’VE LAUNCHED TOO LATE.”

— REID HOFFMANN

 

Veröffentliche deine ersten Ergebnisse immer früher als du denkst, dass sie gut genug sind. Natürlich möchte ich dich nicht ermuntern jeden Müll in die Welt hinaus zu tragen. Ich bin sicher, dass du immer das Beste geben wirst, um ein gutes Produkt zu erstellen.

Sieh alles was du tust als Experiment

 

Ich bin sicher, wenn ich in zehn Jahren auf die aktuelle Version der Frog List zurückblicke, werfe ich mich weg vor Lachen. Das ist schön! Es gibt noch so viel zu verbessern.

Mit dieser Lebenseinstellung bin ich motiviert weiter zu wachsen. Ich schicke eine Version ab, warte auf das Feedback und verbessere diese Version immer wieder. Das nimmt den Druck raus, beim ersten Mal alles perfekt machen zu wollen.

Trenne die Produktion von der Bewertung

 

Wenn ich zum Beispiel einen Text schreibe, dann tippe ich ihn von vorne bis hinten an einem Stück durch. Ohne Korrektur und ohne Zögern. Erst später lese ich ihn noch einmal und schreibe ihn um.

Das habe ich vom Brainstorming gelernt. Wir brauchen erst eine Phase ohne Kritik und danach wird bewertet und ausgesiebt. Unser Gehirn braucht die Absicherung, dass während eines bestimmten Zeitraumes alles erlaubt ist. Dann gibt es auch Ruhe und beginnt kreativ zu denken.


Wenn du herausfinden willst, welche deiner Aufgaben wichtig und nicht nur dringend sind, schau dir meinen Videokurs an!

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Eine Aufgabe braucht so lange, wie man sich Zeit nimmt

 

Bekommst du deine Aufgaben auch immer noch rechtzeitig zur Deadline fertig? Bei der Entscheidung, wann wir genug an einer Sache getüftelt haben, helfen uns häufig auch Deadlines. Wie oft hast du etwas abgeschickt, mit dem du nicht zufrieden warst und es hat trotzdem völlig ausgereicht?

Die Frog List hilft dir deine eigenen Deadlines zu setzten und sie mit Hilfe deines Work Buddys auch einzuhalten. Damit du wachsen kannst, anstatt dich in deinem Perfektionismus zu verzetteln.

Welche Erfahrung hast du mit Perfektionismus und Prokrastination gemacht? Wann weißt du, dass es jetzt reicht weiter an deiner Aufgabe zu feilen und endlich auf abschicken zu drücken? Kommentiere unter dem Artikel und erzähle von deinen Erfahrungen. 

Ich freue mich, wenn du mir auf Instagram folgst. 

Deine Anna von Frog List