Januar 2018 - Froglist

24 Zeitspartipps für beschäftigte Freiberufler

von Anna Milaknis | Jan 26, 2018 | Allgemein, Produktivität

Als Freiberufler hast du nie genug Zeit um alles zu schaffen, was du dir vornimmst. Du hast die verschiedensten Aufgaben – von der Strategie über die Ausführung bis hin zum Kloputzen – und bist für alles gleichzeitig zuständig. Sorry, aber mehr als 24 Stunden hat der Tag einfach nicht. Deswegen suchen wir doch alle nach Wegen zum Zeitsparen, um diese 24 Stunden möglichst effizient zu nutzen.

Hier habe ich dir 24 Zeitspartipps zusammengesammelt, die dir mehr Zeit in deinem Tag verschaffen:

Social Media

#1 Bereite deine Posts vor

Instagram und Facebook sind richtig gemeine Zeitfresser. Mir ist es so oft passiert, dass ich nur kurz etwas posten wollte und schon wurde ich in die Onlinewelt eingesogen. Die Lösung: Alle Post vorbereiten und die Zeit des Postens minimieren. Ich bereite die meisten meiner Beiträge mit dem Tool Later.com vor. So produziere ich gleich mehrere Beiträge nacheinander und bin doppelt so schnell fertig.

#2 Poste auf mehreren Plattformen

Du kannst einen Instagram Post auch ganz einfach auf deiner Facebook Fanseite verwenden. Dazu musst du nur die Accounts verbinden und dann den einzelnen Post auf Facebook teilen.

#3 Schließe E-Mail und Social Media Tabs

Strotzt deine Browserzeile auch voll geöffneter Tabs? Besonders Social Media Seiten mit Push-Nachrichten sind eine gefährliche Ablenkung. Das Hin und Her zwischen verschiedenen Aufgaben frisst 40% deiner Produktivität – das haben Studien gezeigt.

#4 Höre ganz mit Social Media auf

Privat nutze ich kaum noch Social Media. Versuche einmal einen Digital Detox zu machen und für eine Zeit lang ganz auf Facebook & Co zu verzichten. Als ersten Schritt kannst du auch die Apps von deinem Smartphone löschen und nur über den PC reingehen. Das reduziert schon einmal die spontane Ablenkung.

E-Mail

#5 Sende kurze, klare E-Mails

Anstatt einen E-Mail-Roman zu schreiben, halte dich kurz. Respektiere deine Zeit und die Zeit des Lesers. Früher hatte ich Angst, dass der Tonfall in den Mails zu harsch klingen könnte. Als Gegenmittel baue ich einfach ein paar nette Worte mit ein.

#6 Anrufen anstatt ewig lange Mails schreiben

Meine Geheimwaffe. Ich nehme lieber kurz den Hörer in die Hand, anstatt Mails zu schreiben. So kann ich meine Fragen gleich raushauen und behalte die offene Aufgabe nicht ewig in meinem Kopf.

Smartphone

#7 Schalte auf dem Handy die Push-Nachrichten aus

Was im Browser hilft, ist auch gut für das Smartphone. Es fällt mir extrem schwer WhatsApp Nachrichten meiner Freunde, Instagram Kommentare und Facebook Anfragen zu ignorieren. Deswegen habe bei meinem Handy alle Push-Nachrichten ausgeschaltet.

Meetings

#8 Setzte vorher ein Zeitlimit

Wenn du eine Zeitspanne für ein Meeting vorgibst, wird es auch genauso lange dauern. Die Teilnehmer halten sich kurz und das Wichtige wird trotzdem gesagt. Ich plane meist 15 Minuten für kurze Meetings und maximal eine Stunde für Mittagessen.

#9 Setze ein klares Ziel

Definiere das Ziel für das Meeting, um Zeit zu sparen. Was möchtest du erreichen? Welche Informationen brauchst du dafür? Sobald das Ziel klar ist, wird jedes Meeting fokussiert und ertragreich.

#10 Nutze Time-Boxing während des Meetings

Time Boxing bedeutet, dass die Rede- und Arbeitszeit der Teilnehmer genau festgelegt und gemessen wird. Ich nutze den TimeTimer (18x18cm) am liebsten, weil er die restlichen Minuten für jeden gut sichtbar anzeigt. Das Resultat: Kein Gequatsche mehr, jeder kommt auf den Punkt. Die TimeTimer sind so beliebt, dass mir öfters nach den Workshops einer fehlt.

#11 Plane die Agenda bevor das Meeting beginnt

Welche Punkte sollen besprochen werden? Je besser die Vorbereitung für das Meeting ist, desto smoother läuft es. Es gibt Firmen, in denen keine Meetings ohne Agenda stattfinden dürfen.

Wochenplan

#12 Halte dir einen Tag in der Woche komplett frei

Meistens unterschätze ich, wie lange ich für meine Aufgaben brauche. Deswegen halte ich mir einen Tag in der Woche frei, an dem ich entweder meine Aufgaben fertigstelle, oder die Zeit habe in ein neues Thema einzutauchen.

#13 Plane dein Mittagstief ein

Mittags bist du müde und schlapp? Macht doch nichts! Erwarte einfach das Mittagstief und plane dir schöne Aufgaben für diese Zeit ein. In diesem Blogbeitrag habe ich über das Thema „Raus aus dem Mittagstief“ geschrieben. Es bringt nichts, wenn wir uns durch das Mittagstief mit den schlimmsten Aufgaben quälen. Suche dir lieber schöne Aufgaben für die Zeit in der du noch oder schon wieder müde bist. Meine Favoriten: Post wegbringen, Karten schreiben, Geschenke kaufen.

#14 Plane deine Woche vor

Spontanes Entscheiden mit welcher Aufgabe wir gerade jetzt beginnen sollten führt meistens zu Chaos. Ich plane meine Woche immer vor, damit sich mein Gehirn über Nacht schon einmal auf die kommenden Aufgaben vorbereiten kann. Es dauert nur 6 Minuten und wenn ich einen Plan habe, habe ich einen Plan. So plane ich meine Woche mit Trello.

#15 Führe den Admintag ein

Einmal im Monat plane ich einen Admintag ein. Am Admintag kümmere ich mich um mein Business. Ich halte mit mir selbst ein Finanzmeeting ab, sortiere Belege und räume mal wieder meinen Desktop auf. Warum hilft das beim Zeitsparen? Weil du alle kleinen Aufgaben sammelst und gemeinsam erledigst. Bei Überweisungen zum Beispiel fällt dir Zeit weg, in der du jedes Mal das Online Banking öffnest.

Arbeitstag

#16 Mache Pausen

Pausen sind so extrem wichtig, wenn du über einen längeren Zeitraum konzentriert arbeiten möchtest. Ich verfahre meistens nach der Pomodoro Technique und arbeite 25 Minuten und mache dann wieder 5 Minuten Pause. Welche App ich dafür benutzte findest du in dieser Liste hier. (Bitte hier klicken)

#17 Messe deine Zeit

Hast du schon einmal festgehalten wie lange du für welche Aufgabe brauchst? Es ist erschreckend, aber unheimlich hilfreich. Nur wenn du dich zumindest eine Zeit lang ernsthaft beobachtest, kannst du aus deinem Verhalten lernen. Analysiere wie lange du für welche Aufgabe brauchst.

#18 Plane drei Must Dos für den Tag

Ich nehme jeden Tag nur drei Aufgaben vor. Nur drei?! Das klingt nicht viel, aber wenn du dich auf diese drei Aufgaben fokussierst, wirst du einen erfüllten und superproduktiven Arbeitstag haben! Plus die Enttäuschung fällt aus.

Wenn du herausfinden willst, welche deiner Aufgaben wichtig und nicht nur dringend sind, schau dir meinen Videokurs an!

Zum Videokurs

#19 Räume abends deinen Arbeitsplatz auf

Verordne dir selbst eine Clean Desk Policy und genieße jeden Morgen den Anblick deines wunderschönen Tisches. Mit einem aufgeräumten Tisch habe ich auch einen klaren Geist. Das hilft, um meine Aufgaben ultra schnell abzuarbeiten.

Produktivität

#20 Sage „Nein“ zu Aufgaben

Das ist meine Geheimwaffe mit der 300% mehr Aufgaben erledige, einfach weil ich weniger Aufgaben auf der Liste habe. Jiiihaaa! Doch das Neinsagen will gelernt sein. Dabei sind auch kleine Notlügen erlaubt. Sieh es als Schutz deiner eigenen Zeit.

#21 Iss den Frosch zuerst

Erledige die wichtigste Aufgabe zuerst. Der Frosch ist eine unangenehme Aufgabe, auf die du eigentlich gar keine Lust hast. Wenn du diese zuerst erledigst, ist das Schlimmste schon einmal rum! Welche Aufgabe kannst du erledigen, damit du sagen kannst: Der Tag heute hat sich schon gelohnt?

#22 Checke nur alle zwei Stunden deine Mails

Wir lassen uns einfach zu leicht ablenken, deswegen öffne ich nur alle zwei Stunden mein Mailprogramme. Probiere es aus – and thank me later!

#23 Bündele kleine Aufgaben zu Arbeitsblöcken

Beim Wechseln von Aufgabe zu Aufgabe geht extrem viel Zeit verloren. Sammle kleine Aufgaben der gleiche Art und erledige sie im Block. Beispiele dafür sind: Überweisungen machen, Rechnungen schreiben, Bestellungen aufgeben und Post wegbringen. So läufst du richtig warm und bist insgesamt schneller fertig.

#24 Delegiere Aufgaben

Je größer dein Business wird desto eher wist du feststellen, dass du einfach nicht alles schaffen kannst. Dann ist es Zeit für Hilfe. Welche Aufgaben fressen deine Zeit oder wiederholen sich ständig? Welche Aufgaben sind nicht so wichtig und auch nicht so dringen? Was kannst du weitergeben? So hast du mehr Zeit für die Aufgaben, die du besonders gut kannst und dir Spaß machen.

Welche Nummer hat dir am besten gefallen? Welchen Tipp habe ich vergessen? Schreibe mir in die Kommentare! Zu den Tipps gibt es auch noch die passenden Tools!

Die Liste mit meinen Apps und Tools, um diese Tipps oben umzusetzten findest du hier: Meine 10 besten Apps und Tools um 30% produktiver im Home Office zu sein

Deine Anna von Frog List

10 Tipps gegen Einsamkeit im Home Office

von Anna Milaknis | Jan 19, 2018 | Büroorganisation, Kooperation, Motivation, Produktivität

Über Einsamkeit im Home Office spricht kaum jemand. Hast du schon einmal den Moment erlebt, in dem dir klar wird, dass du seit zwei Tagen nicht mehr gesprochen hast?

So ging es mir letztens in meinem Home Office. So schön wie es ist in den eigenen vier Wänden zu arbeiten, genauso kann die Einsamkeit um sich greifen.

Alleine zuhause Arbeiten ist wunderbar für konzentrierte Arbeitsphasen, aber es kann auch schnell einsam werden.

Ich war einfach nur grummelig und hatte schlechte Laune und wusste nicht woran es liegt. Dann kam mir der Gedanke: Das Home Office kann manchmal einem Gefängnis ähneln: Kaum Kontakt zur Außenwelt, alleine in einem Raum, fühlte ich mich bald so abgeschottet wie in Isolationshaft. Und ich habe es selbst gar nicht gemerkt!

Nicht umsonst ist die Isolation eine der schlimmsten Strafen in Gefängnissen.

Ich arbeitete vor mich hin und fühlte mich wie der einzige Mensch auf der Welt.

Wenn du nur alleine in deinem Zuhause sitzt, sieht es manchmal aus, als wenn alle brutal erfolgreich sind, nur du selbst nicht. Du weißt zwar, dass es nichts bringt sich mit anderen zu vergleichen, aber man macht es automatisch. Dabei siehst du von den anderen nur ihre Erfolge und guten Seiten. Die sozialen Medien unterstützen diese Wahrnehmung. Du hast keine Kollegen um dich herum, die deine Wahrnehmung wieder ins rechte Licht rücken. Dann hat die Einsamkeit dich voll im Griff. Wir Menschen sind einfach Rudeltiere und brauchen neben einem Unterschlupf, Essen und Schlaf auch soziale Kontakte.

Hier sind meine 5 besten Tipps +plus 5 Spezialtipps gegen Einsamkeit im Home Office

#1 Plane dir Termine für Austausch ein

Ich lege mir schon feste in den Terminkalender, um mich mit Freunden, Geschäftskontakten und Interessengruppen zu treffen. So habe ich keine Ausrede, wenn es soweit ist. Oft kombiniere ich ein Mittagessen mit Meetings. In Einsamkeit essen macht eh keinen Spaß.

+1 Spezialtipp: Skype Mittagessen

Kennst du das, wenn du dich gerne mit jemandem treffen würdest, aber ein Mittagessen mit Anreise würde zu lange dauern? Verabrede dich mit einer Freundin oder einem Freund zu einem Mittagessen während eines Skype Gespräches. Klingt verrückt? Nicht so verrückt, wie der „Watch People Eat“ Trend in Japan: Dort verdienen Youtuber bis zu 10.000 $ im Monat, indem sie sich von einsamen Japanern beim Essen beobachten lassen.

#2 Arbeite im Café oder der Bibliothek

Okay okay, das ist der Klassiker, aber es macht doch einfach Spaß die unterschiedlichsten Cafés der Stadt zu erkunden. Für die stillen Füchse gibt es noch die Alternative in eine Stadtbibliothek zu gehen. Mit der App WHA (Work hard anywhere) findest du die besten Co-Working Cafés in deiner Stadt.

+1 Spezialtipp mache Hoffice

Für Sparfüchse und Community-Fans gibt es in größeren Städten die Hoffice Bewegung. In dieser Facebookgruppe bieten sich die Mitglieder gegenseitig an ihre Wohnungen als Co-Working Spaces zu nutzen.

#3 Gehe auf Events und Meetups

Ich bin so eine Spezialistin, die immer erst NACH den Events erfährt, dass etwas Cooles stattgefunden hat. Informiere dich bei Facebookevents und bei Meetup über spannende Veranstaltungen in deiner Stadt. Meetup ist eine Plattform, auf der jeder Treffen vorschlagen kann. Meist sind diese kostenlos und eine gute Möglichkeit Kontakte zu knüpfen. Hier geht es zu meiner Münchner Solopreneurs & Freelancer Gruppe.

+1 Spezialtipp das Café Lotti

Für alle Münchnerinnen: Ich gehe gerne zu den Veranstaltungen des Café Lotti. Dort treffen sich Frauen und tauschen sich zu den verschiedensten Businessthemen aus.

#4 Gehe aus dem Haus

Damit du nicht in deinen eigenen vier Wänden in Einsamkeit versauerst, geh’ raus! Selbst wenn du nicht direkt mit den Menschen auf der Straße sprichst hilft dir die Abwechslung.

Gehe mal eine Runde um den Block spazieren, in einem Café essen oder mache einen kleinen Abstecher zum Shoppen.

Ich gehe fast jeden Abend ins Yoga und treffe dort meine Freundinnen.

+1 Spezialtipp positive Stressimpulse

Gib deinem Körper positive Stressimpulse für die richtige Balance zwischen Ruhe und Action.

Lange habe ich versucht meinen Tag so zu optimieren, dass ich möglichst wenig Stress habe. Irgendwann war ich so gechillt, wie ein Koala nach dem Mittagsschlaf. Nicht gerade das Richtige für 100% Business Motivation. Beispiele für positive Stressimpulse: In 30 Minuten den Einkauf erledigen oder auf einem wuseligen Wochenmarkt einkaufen gehen. Damit trittst du der Einsamkeit in den Hintern!

#5 Suche dir einen Produktivitätspartner

Ich habe damals mit meiner Schwester angefangen, ihr von meinen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Tagen zu erzählen. Damit fing dann die Frog List an.

Der Work Buddy ist jemand, der dir zuhört, dich ernst nimmt und alle deine Gefühlslagen, Schwierigkeiten, Bedanken und Motivationsschübe kennt und mit dir teilt! Ganz im Sinne: Teile deine Motivation und sie wird sich verdoppeln!

+1 Spezialtipp Frog List Matching Programm

Wenn du nicht mit deinen Verwandten oder Bekannten über dein Business reden möchtest oder sie dich nicht weiterbringen, versuche es mit einem Partner, der genauso motiviert und erfolgreich ist wie du. Im Frog List Matching Programm suche ich dir persönlich einen Work Buddy, der genau zu dir passt. Schaue dir hier an, wie es funktioniert!

Wie sieht es bei dir aus? Wie motivierst du dich in deinem Home-Office-Alltag?! Was gibt dir Kraft und verleiht dir Stärke?! Lass es mich wissen! Unten in den Kommentaren oder auf der Frog List Facebook Page!