10 Tipps für einen organisierten Schreibtisch

10 Tipps für einen organisierten Schreibtisch

In der Reihe „Frog Friends“ kommen Frogger aus der Community mit einem Gastartikel zu Wort. Veronica Zapp ist Organisationscoach und hat mir persönlich schon geholfen mein Home Office neu zu ordnen. Jetzt verrät sie ihre 10 besten Tricks für ein organisiertes Büro. 

10 Tipps für Ordnung im Home Office

Im Home Office zu arbeiten gibt dir viele Freiheiten – aber genau das kann auch zum Problem werden. Meiner Erfahrung nach bedingen sich äußer(lich)e und innere (Un)-Ordnung.

Das heißt: Wenn mein Schreibtisch und meine Unterlagen organisiert und aufgeräumt sind, habe ich viel mehr Fokus und Klarheit. Nichts lenkt meinen Blick ab.

1) Tabula rasa

Ja, ist nicht so sexy, aber sehr wichtig. Der erste Schritt besteht darin, ALLES aus deinen Schreibtisch-Schubladen rauszuholen und die Oberfläche des Schreibtisches freizuräumen.

Wenn du dann merkst, dass du 20 Kulis hast und davon 10 sowieso nicht mehr funktionieren, kannst du dich bestimmt leichter von Überflüssigem trennen. Je mehr du weggeben kannst, desto besser.

Alle Papiere, die noch nicht abgelegt sind, legst du erstmal in eine gesonderte Box. Um sie kümmern wir uns später.

2) Gleich und gleich gesellt sich gern

Alles, was übrig bleibt, teilst du in Kategorien ein. Hierbei gilt die Devise: Gleiches zu gleichem, also z.B. Stifte aller Art an einem Platz. Weitere mögliche Kategorien:

  • Blöcke/Notizbücher
  • Klebekram (Tesa, Klebestift, Post-its)
  • Büroutensilien (Hefter, Büroklammern, Locher)
  • Post-Zentrum (Umschläge, Briefmarken, Adressaufkleber, Paketband)

3) Weniger ist mehr

Auf dem Schreibtisch sollte nur das stehen, was du täglich benutzt (Laptop/PC/Maus etc). Alles andere – egal ob Papiere oder Büromaterialien – sollte in unmittelbarer Nähe erreichbar sein. Dieses Material kannst du in Schubladenteilern organisieren und wenn gewünscht mit Etiketten beschriften.

Picture of a ordered desk office shelf

4) Vertikalen Raum nutzen

Wenn du nicht viel Platz im Arbeitszimmer hast, nutze den Platz ober- und unterhalb des Schreibtisches mit. Ein Rollcontainer mit Schubladen kann als Aufbewahrung für eine Hängeregistratur dienen und deine Büromaterialien dezent hinter geschlossenen Fronten verschwinden lassen.

An den Wänden kannst du Magnetwände oder Zeitschriftenhalter (ich nutze den Kvissle von Ikea) montieren, um deine Unterlagen griffbereit zu haben und deine Ziele zu visualisieren.

5) Kabel unter Kontrolle

Wo viele elektronische Geräte sind, ist das Kabelchaos meist nicht weit. Wenn du keinen Schreibtisch mit Kabelführung besitzt, kannst du mit einem großen Briefklemmer (binder clip) die Kabel an der (weniger sichtbaren) Seite deines Schreibtisches festklemmen.

Kabel kannst du mit Washi Tape beschriften. Ich habe in der obersten Schublade meines Rollcontainers eine Ladestation für iPhone, iPad, AppleWatch, Kindle etc. eingerichtet. So verschwinden die Kabel in der Schublade, die Geräte werden aber nicht heiß, weil ich sie auf der Oberfläche des Rollcontainers ablegen kann.

Zudem nehmen sie auf diese Weise keinen Platz auf dem Schreibtisch weg und sind aus meinem Blickfeld verschwunden.

6) Inbox einrichten

Falls du noch keine hast, richte dir eine physische Inbox ein. Dort sammelst du alle Papiere, die neu ins Haus kommen und eine Aktion benötigen, wie zum Beispiel Rechnung bezahlen, auf eine Einladung beantworten usw.

1x in der Woche gehst du diese Inbox durch, kümmerst dich um die Abarbeitung der Aufgaben und leerst sie.

7) Papierchaos adé

Wir alle ertrinken in Massen an Papier, die jeden Tag durch unsere Haustür wandern. Am besten ist es, diese Flut so gut es geht an der Quelle versiegen zu lassen. Also erst gar nicht so viel Papier ins Haus zu lassen. Wie?

Post jeden Tag öffnen und GLEICH entscheiden:

  • Altpapier, Schreddern oder behalten.
  • Was behalten wird, kommt in die physische Inbox
  • Kataloge und Zeitschriftenabos, die nicht (mehr) gelesen werden, abbestellen
  • Auf https://www.robinsonliste.de/ kannst du dich registrieren, um dich vor unerwünschten Werbesendungen zu schützen
  • Was machst du mit den Papieren, die schon da sind?
  • Alle Papiere durchgehen und entscheiden: Behalten oder entsorgen? Soviel aussortieren wie möglich; Bedienungsanleitungen findest du z.B. inzwischen fast immer online
  • Was du behältst, wird entweder abgelegt (Ordner oder Hängeregistratur), gescannt oder wandert in eine Aktions-Mappe (siehe Punkt 9)
  • Viele Dokumente musst du nicht im Original behalten. Sie kannst du scannen und dann Evernote nutzen, um die Dokumente wiederzufinden (wenn du Evernote Premium mit OCR-Funktion hast).
  • Viele Menschen kommen besser mit einer Hängeregistratur zurecht als mit Ordnern, da sie so die einzelnen Kategorien und ihre Aufgaben besser im Blick haben.

Anna and Veronica ordering a desk schreibtisch

8) Digitalen Müll entsorgen

Zwar ist das Datenchaos auf unseren Rechnern nicht so offensichtlich wie die physische Unordnung – doch es ist trotzdem da. Und erinnert dich unterschwellig an deine nicht erledigte Aufgaben.

Auch wenn Inbox Zero vielleicht nicht immer realistisch ist – ein regelmäßiges Ausmisten der Emails, Fotos und Dokumente sorgt nicht nur für einen schnelleren Rechner, sondern bringt zusätzliche Struktur in deine Daten (und deine Gedanken!).

9) Power hour

1x in der Woche reserviere ich mir eine Stunde, in der ich mich um alles kümmere, was nicht unbedingt dringend ist, aber regelmäßig gemacht werden sollte.

  • Aktions-Mappe (klassische Ablage) durchgehen und abarbeiten
  • Eventuelle Updates von Apps machen
  • Fotos der vergangenen Woche im Handy durchgehen, Duplikate löschen, die schönsten Bilder in den jeweiligen Monatsordner auf dem Rechner übertragen
  • Rechner von Datenmüll befreien (ich benutze CleanMyMac 3)
  • Downloads-Ordner durchgehen und nicht mehr Benötigtes löschen

10) Entspannt in den Feierabend

Versuche, einen ordentlichen Schreibtisch zum Teil deiner täglichen Routine werden zu lassen. Wenn du dir abends 5 Minuten Zeit nimmst, um deinen Arbeitsplatz aufgeräumt zu hinterlassen, startest du am nächsten Morgen bestimmt motivierter in den Arbeitstag.

Außerdem lässt sich die neue Ordnung so viel länger erhalten. Und falls doch mal wieder zwischendurch das Chaos ausbricht: regelmäßige Aufräum-Sessions in den Kalender eintragen.


 

Veronica Zapp Portrait

Veronica Zapp

Veronica arbeitet als Ordnungscoach bei Veronica Zapp Home Organizing und zeigt ihren Kunden, wie sie ihr Zuhause und sich selbst so organisieren, dass sie ihren Alltag leichter bewältigen können und sie wieder mehr Zeit haben für das, was ihnen wichtig ist. Ordnung im äußeren Umfeld heißt oft auch gleichzeitig Klarheit und Ruhe im Inneren. Organisiert zu leben bedeutet für sie deshalb weit mehr als nur ein aufgeräumtes Zuhause.

Schwerpunkte Ihrer Arbeit:

  • 1:1 Ordnungscoaching im Großraum München (alle Bereiche des Zuhauses wie z.B. Küche, Kleiderschrank, Home Office)
  • virtuelles Coaching per Skype/E-Mail
  • Hilfe vor und nach einem Umzug
  • digitale Organisation

https://www.instagram.com/veronica_zapp_organizing/
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Photocredits: Andrea Mühleck

 

Frog Talk: Eva Hunger

Frog Talk: Eva Hunger

Heute ist Eva Hunger im Frog Talk. Eva ist Life Coach, Podcasterin bei „Lebenshunger“ und bekennende Lebensliebhaberin. In ihren Sitzungen unterstützt sie Menschen dabei, in Umbruchphasen einen klaren Kopf zu bewahren, herauszufinden was sie wirklich, wirklich machen wollen, und wie sie das erreichen.

Eva hat die Fähigkeit, Hürden im Kopf in sekundenschnelle mit den richtigen Fragen einzureißen. An ihr bewundere ich aber auch ihre Liebe für technische Tools und das Optimieren von Prozessen in ihrem eigenen Arbeitstag.

Hallo Eva! Nur über Business zu reden – wie langweilig. Deswegen zum Start: Was ist deine private Leidenschaft?
Impro Theater! Ich liebe es! Und ich liebe es mit meinem Thermomix zu kochen.

Viele glauben, dass sie von 9 Uhr morgens bis 17 Uhr arbeiten müssen, sonst sind sie nicht zufrieden mit ihrem Tag. Woher kommt dieser Gedanke und wie wird man ihn los?
Zunächst würde ich einmal schauen, ob ich diesen Gedanken loswerden möchte. Wenn ich total happy und zufrieden mit meinem Tag bin, kann das ja ruhig so bleiben. Wenn ich aber merke, dass ich gestresst bin oder nicht zufrieden, ist es eine tolle Möglichkeit, das zu untersuchen. Der Gedanke liegt gesellschaftlich-historisch begründet. Letztendlich definieren wir uns in unserer Gesellschaft viel über die Arbeit, der wir nachgehen. Viele folgen dem Gedanken „Ich arbeite, also bin ich“. Im Umkehrschluss heißt das aber auch „Wenn ich nicht arbeite, bin ich nicht“.

Und wie löse ich den Gedanken jetzt wirklich auf, wenn ich nicht happy damit bin?
Um den Gedanken aufzulösen, kann man zum Beispiel den Ansatz The Work von Byron Katie anwenden. Dafür schreibt man alle Gedanken auf, die in dem Moment für einen wahr sind, und untersucht jeden einzelnen mit den Fragen „Ist das wirklich wahr? Was passiert, wenn ich den Gedanken glaube? Wer wäre ich ohne den Gedanken?“. Dann kehrt man den Gedanken ins Gegenteil um und findet so heraus, dass auch andere Wahrheiten gültig sind. Dadurch hat man die Gelegenheit wieder neu zu wählen.

Spannend! Ein weiterer Produktivitäts-Hack ist eine gute Morgenroutine. Wie sieht deine Morgenroutine aus?
Ich wache auf, trinke ein Glas warmes Wasser, meditiere und schreibe auf wofür ich dankbar bin. Oft schaue ich dann, worauf ich Lust habe: Yoga, Journaling, Tanzen, eine Karte ziehen, lesen… Mein Handy lasse ich derweil im Flugmodus und stelle es erst danach an.

Wie organisierst du dich selbst deinem Business?

– Für Strategie, Projekte und Ideen nutze ich Asana
– Für Termine und To do’s den BusyCal
– Für Wissen- und Methodensammlungen Evernote
– Für Unterlagen Dropbox
– Für Buchführung Debitoor in Verbindung mit einem Konto bei Kontist

Gibt es einen Coachingtipp, der mir helfen könnte mit einer Aufgabe anzufangen, obwohl ich keine Lust habe?
Erinnere dich an deine größere Absicht, an deine Vision, für die es sich lohnt auch die Aufgaben zu machen, zu denen du keine Lust hast. Du musst nicht immer 100% Lust auf Aufgaben haben und du kannst dich dafür entscheiden erfüllt das zu machen, was gerade ansteht.

Ich habe gemerkt, dass ich viel weniger Probleme mit dem Aufschieben von Aufgaben habe, seitdem ich an meinem Herzensprojekt arbeite, der Frog List. Es hat aber noch nicht jeder sein Herzensprojekt gefunden. Kannst du mir als Coach erklären, wie das geht?
Das ist eine tolle Frage! Und deine Beobachtung ist ganz richtig, wenn man an seinem Herzensprojekt arbeitet, ist man viel motivierter. Zunächst würde ich unterscheiden: Will ich von meinem Herzensprojekt finanziell leben können (=mein Job), oder ist es ein Hobby? Wenn es der Job ist, finde ich das japanische Konzept Ikigai großartig. Wenn man etwas tut, das man liebt, gut darin ist, die Welt es braucht und man dafür bezahlt wird, lebt man das persönliche Ikigai.
Um herauszufinden, was man liebt, kann man für sich selbst folgende Fragen beantworten: „Was würde ich tun, wenn Geld keine Rolle spielt?“, „Was würde ich tun, wenn ich nicht scheitern könnte?“. Um festzuhalten worin man gut ist, kann man z.B. den Test auf der Seite 16personalities machen.
Außerdem ist das eine tolle Frage für ein Coaching. Wenn du es für dich noch nicht weißt, hilft dir jeder Coach garantiert gerne dabei, es herauszufinden, und unterstützt dich dabei, dein persönliches Ikigai aufzubauen.

Danke für deine Tipps Eva! Was sind deine nächsten Schritte in deinem Business?
Ich biete momentan entweder ein zweimonatiges Intensivcoaching an für jemanden, der eine klare Entscheidung für die nächsten Schritte möchte oder eine Jahresbegleitung für alle, die sich langfristig persönlich weiterentwickeln möchten. Dieses Jahr kommt außerdem noch die „Lebenshunger Akademie“. Infos dazu kommen bald, stay tuned… Gerade beende ich nämlich noch mein Masterstudium in Healthcare Innovation and Management und schreibe meine Masterarbeit über die Vorteile von Coaching, Achtsamkeit, Yoga usw. bei chronischen Krankheiten. Ab Herbst werde ich mich dann ganz auf das Coaching konzentrieren!

Hier kannst du Eva finden:

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Die 5 größten Fehler, mit denen du deine Produktivität zerstörst

Die 5 größten Fehler, mit denen du deine Produktivität zerstörst

„Zu spät, zu spät, ich komme viel zu spät!“, ruft der Hase von Alice im Wunderland. Hast du dich auch mal gefragt: Wozu kommt der Hase eigentlich zu spät? Ich weiß es auch nicht, aber auf jeden Fall fühle ich mich früher oft so wieder der verrückte Hase in dem Film. 

Manchmal scheint der Tag nur so vorbeizuziehen und wir können gar nicht sagen, wo die Zeit geblieben ist. Oder wir brauchen ewig für eine Sache, die auch viel schneller gehen könnte.

Das Erhöhen deiner Produktivität ist der Schlüssel, um mehr Zeit für die Dinge zu haben, die wir eigentlich machen möchten.

Obwohl wir schon unser Bestes geben, machen viele von uns jeden Tag krasse Fehler, die sie davon abhalten, produktiv zu sein.

Hier habe ich die größten 5 Produktivitätsfehler identifiziert, die deine Zeit, Energie und Freude jeden Tag aufs Neue auffressen.

 

1. Das Verschwenden der goldenen Morgenstunden

“Morgenstund’ hat Gold im Mund” – “Ja ja, das ist wohl ein altes Sprichwort von Oma”, magst du dir denken. Aber weißt du was? Deine Oma hat Recht! In den Morgenstunden hat unser Körper die meiste Energie. Wir haben gerade erst geschlafen und unsere Akkus sind aufgeladen.

Besonders in den ersten zwei Stunden sind wir am produktivsten, uns fallen Entscheidungen besonders leicht und wir haben mehr Disziplin als am Abend.

Und wie verbringen wir oft die ersten Stunden des Tages? Mit Social Media im Bett, mit dem Bearbeiten von E-Mails von oben nach unten und irgendwelchen Aufgaben, die von außen auf uns einprasseln.

Es ist absolut krass, wie viel wir erreichen, wenn wir die ersten Stunden des Tages dafür nutzen, die Aufgabe anzugehen, die uns am weitesten bringt in unserem Business!


Du kannst dich morgens nicht so richtig motivieren und bist den ganzen Tag unproduktiv?
Mit dieser praktischen Checkliste findest du Inspiration und Energie für deinen Arbeitstag!

Zur Checkliste


2. Immer noch an Multitasking glauben

Viele Menschen glauben, dass sie mehr schaffen, wenn sie gleichzeitig in einem Meeting sitzen, E-Mails beantworten und dann noch auf das Handy schauen.

Ich schwöre dir: Multitasking funktioniert wirklich nicht.

Es macht uns langsam, weil unser Gehirn gar nicht zwei Sachen gleichzeitig machen kann (außer vielleicht Kaugummikauen und Laufen). Das heißt, dass unser Gehirn zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her jongliert.

Das wäre jetzt nicht so schlimm, wenn unser Gehirn nicht jedes Mal für das Wechseln zu einer neuen Aufgabe Zeit zum Umrüsten und damit viel Energie brauchen würde.

Funfact: Studien haben gezeigt, dass die Menschen, die von sich selbst behaupten, dass sie gut sind im Multitasken, in Wahrheit die schlechtesten Multitakser sind.

 

3. Sofort auf E-Mails reagieren

Wenn wir unseren Posteingang zu unserer To-Do Liste machen, reagieren wir einfach nur auf zufällig eintreffende Mails. Anstatt zu priorisieren, sind wir im Aktionsmodus und erledigen blind Aufgaben, ohne vorher zu entscheiden, welche Aufgaben eigentlich wichtig für uns sind.

Wie viele deiner Mails müssen wirklich bereits nach zehn Minuten beantwortet werden? Was würde passieren, wenn du sie erst nach zwei, vier oder sechs Stunden beantwortest?

Vergeude deine goldenen Stunden nicht mit dem Beantworten von Mails, die nicht deine Top-Priorität sind.

Ich schaue meine Mails vor 12 Uhr nicht an und erledige das Beantworten dann später am Tag am Stück. Auf dem Handy habe ich die Push-Notifications ausgestellt und wenn ich am PC bin, ist mein E-Mail Programm geschlossen.

 

4. Von 9 bis 17 Uhr arbeiten

Bist du selbstständig und arbeitest trotzdem jeden Tag acht Stunden, denn sonst fühlst du dich schlecht?

Warum arbeiten wir acht Stunden am Tag?

Das liegt begründet in unserer Geschichte. Zu Zeiten der Industrialisierung mussten 24 Stunden in Schichten aufgeteilt werden, und 3 x 8 Stunden war das Ergebnis.

Herzlichen Glückwunsch, du arbeitest heute noch wie ein Arbeiter im 19. Jahrhundert!

Anstatt acht Stunden zu arbeiten, erledige ich jeden Tag nur drei Aufgaben, die mich wirklich weiterbringen. Solange das Ergebnis stimmt werde ich kein Sklave des 9-to-5 Glaubenssatzes! Danach gehe ich in den Feierabend.

Am Anfang braucht es etwas Übung herauszufinden, wie groß die Aufgaben geschnitten werden, aber nach ein paar Tagen hast du bestimmt den Dreh raus.

In meinem aktuellen Onlinekurs zeige ich dir, wie du mit nur drei Aufgaben am Tag riesige Fortschritte mit deiner Arbeit machst!

 

5. Wichtige und dringende Aufgaben verwechseln

Um nur drei Aufgaben am Tag erledigen zu können, muss dir völlig klar sein, was deine wichtigen Aufgaben sind und welche Aufgaben einfach nur dringend sind. Oft verkleiden sich dringende Aufgaben nämlich als wichtige Aufgaben.

Wichtig sind alle Aufgaben, die dich und dein Business wirklich weiterbringen. Beispiel: Akquisetermine wahrnehmen, um deine Leistung zu verkaufen.

Dringend sind alle Aufgaben, die eine zeitliche Komponente haben. Sie werden überflüssig, wenn du sie erst nach der Deadline bearbeitest. Beispiel: Sich für ein Event anmelden.

Dringende Aufgaben müssen natürlich auch erledigt werden, aber am besten legst du dir diese Tätigkeiten auf den Nachmittag, wenn deine Energiekurve nach unten geht.

Wenn du genau lernen möchtest, wie du die wichtigen von den dringenden Aufgaben in deiner Arbeit unterscheiden lernst, dann schaue hier rein.

Was machst du, damit dein Arbeitstag produktiver wird? Ich bin gespannt auf deine Tricks. Antworte hier in den Kommentaren oder schreibe unter den Post bei Instagram.

Wie du mit den richtigen Worten deine Produktivität steigerst

Wie du mit den richtigen Worten deine Produktivität steigerst

In der Reihe „Frog Friends“ kommen Frogger aus der Community mit einem Gastartikel zu Wort. Vanessa Beyer ist Froggerin der ersten Stunde, Schreib-Mentorin, Texterin und arbeitet selbstständig und sehr erfolgreich von ihrem Home Office aus. In diesem Artikel erzählt sie uns, wie wir durch die richtige Wortwahl produktiver werden. Ich finde ihre Tipps faszinierend und bin schon fleißig am anwenden. Viel Spaß!

5 Tipps, wie du mithilfe deiner Sprache produktiver wirst

Trello, Pomodoro-Technik, Super Foods, … – Es gibt so viele Tools und Tricks für mehr Produktivität. Dabei übersehen wir die einfachste und naheliegendste Hilfe häufig: unsere eigene Sprache!

Besonders die Worte und Sätze, die wir tagtäglich denken und sagen, haben einen entscheidenden Einfluss darauf, wie wir uns fühlen und handeln.

„Worte können nicht nur unsere Gefühle, sondern auch unsere Handlungsbereitschaft auslösen. Und unsere Handlungsweisen bestimmen die Ergebnisse, die wir im Leben erzielen.“ – Tony Robbins

Wie du die Kraft deiner Sprache auch für einen produktiven Arbeitsalltag anwendest? Fünf meiner liebsten und wertvollsten Tipps möchte ich hier gerne mit dir teilen.

1. Negationen: Denke lösungsorientiert

Was fällt dir an den nachfolgenden Sätzen auf?

Ich will nicht zu spät kommen.

Ich werde keinen Stress haben.

Ich werde mich heute nicht ablenken lassen.

Das ist alles total unproblematisch.

Diese Aussagen sind negativ formuliert und die Aufmerksamkeit liegt immer noch auf zu spät kommen, Stress, ablenken lassen und problematisch. So denkst du automatisch in die falsche Richtung.

Wovon möchtest du in deinem Arbeitsalltag (und Leben) mehr haben: Probleme oder Lösungen? – Dann sprich auch entsprechend.

Mit Verneinungen (nicht, kein, un-) laden wir Probleme in unser Leben ein. Wenn wir unsere Absicht positiv formulieren, haben wir den richtigen Fokus. Unsere Gedanken, Gefühle und Handlungen werden sich entsprechend danach richten.

  • Ich will nicht zu spät kommen. Besser: Ich komme rechtzeitig.
  • Ich werde heute keinen Stress haben. Besser: Ich werde heute mit Leichtigkeit und Ausgeglichenheit durch den Tag gehen.
  • Ich werde mich heute nicht ablenken lassen. Besser: Ich bleibe heute fokussiert bei meinen Aufgaben.
  • Das ist alles total unproblematisch. Besser: Ich habe die richtigen Lösungen.

Erkennst du den Unterschied?

Natürlich gibt es auch Situationen, in denen eine Verneinung angebracht ist. Wähle sie jedoch bewusst.

2. Personalpronomen „ich“: Übernimm Verantwortung

Ist dir auch schon einmal aufgefallen, dass uns im Alltag häufig so etwas rausrutscht, wie beispielsweise: „Beantworte schnell die E-Mail. Komme gleich. Drucke nur noch die Präsentation aus.“

In diesen Aussagen fehlt das Personalpronomen.

Mit einem deutlichen Ich bringst du dir mehr Verantwortung, Klarheit, Überzeugung und vor allem Wertschätzung entgegen.

Was denkst du, warum sich einige in ihren Sätzen vergessen? Häufig liegt es daran, dass sie sich auch in ihren Gedanken und Plänen übersehen – in ihrem Leben.

Ein produktiver Arbeitsalltag hängt allerdings auch davon ab, wie viel Aufmerksamkeit wir uns selbst in Form von Pausen, Ernährung, Bewegung, Weiterbildung schenken. – Handelst du dahingehend schon verantwortungsbewusst?

Ich beantworte die E-Mail. Ich komme gleich. Ich drucke noch die Präsentation aus.

3. Müssen, wollen und möchten: Triff Entscheidungen

Kennst du diese Tage, an denen dein Terminplaner voll ist und du nicht weißt, wie du alles schaffen sollst?

In solchen Situationen verfallen wir oft in ein Muster, in dem wir sagen: Ich muss dies, ich muss das, ich muss jenes.

Mit dem Wort müssen bringst du dich in eine negative Stimmung aus Druck, Zwang und Erwartungen. Und mal ehrlich: Stimmt das denn? Musst du? Oder willst und möchtest du?

Natürlich gibt es in unserer Selbstständigkeit Aufgaben, die wir tatsächlich machen müssen. Doch vielmehr wollen und möchten wir das, was wir machen.

Diese bewusste Wortwahl hilft dir außerdem, deine Vorlieben zu hinterfragen, Aufgaben anzupassen und ggf. zu delegieren. Und noch viel wichtiger: Deine Sprache hilft dir dabei, Entscheidungen für dich und dein Unternehmen zu treffen.

Ein Beispiel aus meinem eigenen Arbeitsalltag:

Mitte/Ende letzten Jahres fiel mir auf, dass ich meine Textaufträge oft mit dem Wort müssen in Verbindung brachte. Ich nahm mir einen Moment und blickte bewusster in meinen Terminplaner: Ich hatte mehr Textaufträge als Schreib-Mentorings.
Ich mag meine Textaufträge. Noch mehr liegen mir allerdings die Mentorings am Herzen. Denn hier begleite ich meine Kunden dabei, Klarheit, Leichtigkeit und Liebe in ihrer Geschichte, in ihrer Selbstständigkeit und in ihren Worten zu finden.
Das Wahrnehmen des Wortes müssen und die Erkenntnis halfen mir, meinen Fokus zu ändern. Seit ich mehr Mentorings gebe, texte ich auch wieder lieber und bin insgesamt zufriedener.

4. Zeitformen: Achte auf deine Zeit

Gegenwart und Zukunft: Schenke dir mehr Zeit

Egal, ob wir jetzt etwas machen oder für später planen, laut unserer Sprache sind wir häufig im aktuellen Moment.

Ich halte (gerade) einen Workshop.

Ich halte (nächste Woche) einen Workshop.

Obwohl wir uns in zwei unterschiedlichen Zeitebenen befinden, nutzen wir für die Gegenwart und die Zukunft das Präsens.

Wenn wir immer alles im Jetzt formulieren, nimmt unser Unterbewusstsein auch an, dass es gerade so sei. So stopfen wir die Gegenwart mit unseren Plänen voll und fühlen uns gestresst, gehetzt und überfordert.

  • Präsens: Ich halte gerade einen Workshop.
  • Futur: Ich werde nächste Woche einen Workshop halten.

Integriere das Futur wieder in deinen Alltag. So schenkst du dir im Hier und Jetzt mehr Freiheit, Kraft und Leichtigkeit.

Vergangenheit: Lass los

Ähnlich ist es auch, wenn wir über etwas Vergangenes sprechen. Wir verwenden in der Regel die Zeitform Perfekt: Ich habe gestern das Projekt für den anstrengenden Kunden gemacht.

Die Handlung liegt in der Vergangenheit und dennoch wirkt sie in diesem Satz noch recht präsent und lebendig, oder? Das Perfekt wird auch als „vollendete Gegenwart“ bezeichnet.

Das kannst du ändern, indem du das Präteritum verwendest. Diese Zeitform beschreibt eine abgeschlossene Handlung bzw. ein abgeschlossenes Ereignis in der Vergangenheit.
Wenn das Ereignis noch weiter in der Vergangenheit liegt, kannst du auch im Plusquamperfekt reden. Diese Zeitform wird auch „vollendete Vergangenheit“ genannt.

  • Präteritum: Ich machte gestern das Projekt für den anstrengenden Kunden.
  • Plusquamperfekt: Ich hatte das Projekt für den anstrengenden Kunden letztes Jahr gemacht.

Mit diesen Formulierungen schaffst du Distanz, lässt diese Aufgabe los und befreist dich zugleich von negativen Gefühlen.

5. Schnell, irgendwie, einfach: Handle bewusst

Es gibt bestimmte Worte in unserem Alltag, die wir denken oder sagen, obwohl wir sie gar nicht meinen. Wir verwenden sie unbewusst, und dennoch haben sie eine negative Wirkung auf uns.

  • schnell wirkt hektisch und dringend
  • irgendwie und eigentlich wirken unentschlossen und unklar
  • einfach und eben mal wirken unachtsam und abwertend

Diese Worte beeinflussen unser Gemüt. Und so, wie wir denken und fühlen, handeln wir auch. Das bedeutet, wir werden eine Aufgabe hektisch, unklar und unachtsam erledigen, wenn wir sie entsprechend benennen.

Ein Beispiel: Ich bereite den Vortrag irgendwie vor. – Bereitest du ihn tatsächlich irgendwie vor oder hast du ein Konzept bzw. wünschst du dir eins?

Anders ist es, wenn du sagst: Ich frage schnell nach. Hier drückt schnell die Eile und Dringlichkeit aus. Das hilft dir, dich darauf zu fokussieren, eine rasche Antwort zu erhalten.

Achte gerne darauf, ob du eins dieser Worte im Alltag verwendest und ob sie an diesen Stellen berechtigt sind. Sei dabei liebevoll mit dir und gehe Wort für Wort vor.

Zusatztipp, um mit den richtigen Worten deine Produktivität zu erhöhen:

Die Sprache selbst unterstützt uns häufig wortwörtlich, wenn wir unsere Worte bewusst wahrnehmen.

  • über-legen: Wenn wir zu viel überlegen, legen wir etwas über (die Idee). – Komm ins Handeln!
  • heraus-fordern: Herausforderungen fordern uns, damit wir aus der aktuellen Situation heraus treten. – Nimm sie wahr!
  • Er-folg: Der Erfolg erfolgt auf etwas. – Tu also etwas dafür!

Faszinierend, oder?

Nimm dir einen Tipp nach dem anderen vor. Freu dich, wenn du in Gedanken oder beim Reden beispielsweise über eine Verneinung oder müssen stolperst.

Denn die Tatsache, dass du dir dessen bewusst bist, ist der wichtigste Schritt für mehr Produktivität, Leichtigkeit, Vertrauen und für deinen Erfolg!

Welchen Rat wirst du als erstes umsetzen? Ich wünsche dir viel Freude dabei!


Vanessa Beyer

Vanessa von hearts and habits ist Schreib-Mentorin, Texterin und Wortliebhaberin. Zusammen mit ihren Kunden kreiert sie Konzepte und verfasst Texte für Websites, Blogs, Newsletter, eBooks und mehr. Dabei liegt es ihr besonders am Herzen, mehr Bewusstsein für die Kraft der Sprache, für persönliches Schreiben und eine gefühlvolle Selbstständigkeit zu schaffen.

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Photocredits: Anika Römer