In der Reihe „Frog Friends“ kommen Frogger aus der Community mit einem Gastartikel zu Wort. Veronica Zapp ist Organisationscoach und hat mir persönlich schon geholfen mein Home Office neu zu ordnen. Jetzt verrät sie ihre 10 besten Tricks für ein organisiertes Büro. 

10 Tipps für Ordnung im Home Office

Im Home Office zu arbeiten gibt dir viele Freiheiten – aber genau das kann auch zum Problem werden. Meiner Erfahrung nach bedingen sich äußer(lich)e und innere (Un)-Ordnung.

Das heißt: Wenn mein Schreibtisch und meine Unterlagen organisiert und aufgeräumt sind, habe ich viel mehr Fokus und Klarheit. Nichts lenkt meinen Blick ab.

1) Tabula rasa

Ja, ist nicht so sexy, aber sehr wichtig. Der erste Schritt besteht darin, ALLES aus deinen Schreibtisch-Schubladen rauszuholen und die Oberfläche des Schreibtisches freizuräumen.

Wenn du dann merkst, dass du 20 Kulis hast und davon 10 sowieso nicht mehr funktionieren, kannst du dich bestimmt leichter von Überflüssigem trennen. Je mehr du weggeben kannst, desto besser.

Alle Papiere, die noch nicht abgelegt sind, legst du erstmal in eine gesonderte Box. Um sie kümmern wir uns später.

2) Gleich und gleich gesellt sich gern

Alles, was übrig bleibt, teilst du in Kategorien ein. Hierbei gilt die Devise: Gleiches zu gleichem, also z.B. Stifte aller Art an einem Platz. Weitere mögliche Kategorien:

• Blöcke/Notizbücher
• Klebekram (Tesa, Klebestift, Post-its)
• Büroutensilien (Hefter, Büroklammern, Locher)
• Post-Zentrum (Umschläge, Briefmarken, Adressaufkleber, Paketband)

3) Weniger ist mehr

Auf dem Schreibtisch sollte nur das stehen, was du täglich benutzt (Laptop/PC/Maus etc). Alles andere – egal ob Papiere oder Büromaterialien – sollte in unmittelbarer Nähe erreichbar sein. Dieses Material kannst du in Schubladenteilern organisieren und wenn gewünscht mit Etiketten beschriften.

4) Vertikalen Raum nutzen

Wenn du nicht viel Platz im Arbeitszimmer hast, nutze den Platz ober- und unterhalb des Schreibtisches mit. Ein Rollcontainer mit Schubladen kann als Aufbewahrung für eine Hängeregistratur dienen und deine Büromaterialien dezent hinter geschlossenen Fronten verschwinden lassen.

An den Wänden kannst du Magnetwände oder Zeitschriftenhalter (ich nutze den Kvissle von Ikea) montieren, um deine Unterlagen griffbereit zu haben und deine Ziele zu visualisieren.

5) Kabel unter Kontrolle

Wo viele elektronische Geräte sind, ist das Kabelchaos meist nicht weit. Wenn du keinen Schreibtisch mit Kabelführung besitzt, kannst du mit einem großen Briefklemmer (binder clip) die Kabel an der (weniger sichtbaren) Seite deines Schreibtisches festklemmen.

Kabel kannst du mit Washi Tape beschriften. Ich habe in der obersten Schublade meines Rollcontainers eine Ladestation für iPhone, iPad, AppleWatch, Kindle etc. eingerichtet. So verschwinden die Kabel in der Schublade, die Geräte werden aber nicht heiß, weil ich sie auf der Oberfläche des Rollcontainers ablegen kann.

Zudem nehmen sie auf diese Weise keinen Platz auf dem Schreibtisch weg und sind aus meinem Blickfeld verschwunden.

6) Inbox einrichten

Falls du noch keine hast, richte dir eine physische Inbox ein. Dort sammelst du alle Papiere, die neu ins Haus kommen und eine Aktion benötigen, wie zum Beispiel Rechnung bezahlen, auf eine Einladung beantworten usw.

1x in der Woche gehst du diese Inbox durch, kümmerst dich um die Abarbeitung der Aufgaben und leerst sie.

7) Papierchaos adé

Wir alle ertrinken in Massen an Papier, die jeden Tag durch unsere Haustür wandern. Am besten ist es, diese Flut so gut es geht an der Quelle versiegen zu lassen. Also erst gar nicht so viel Papier ins Haus zu lassen. Wie?

Post jeden Tag öffnen und GLEICH entscheiden:

• Altpapier, Schreddern oder behalten.
• Was behalten wird, kommt in die physische Inbox
• Kataloge und Zeitschriftenabos, die nicht (mehr) gelesen werden, abbestellen
• Auf https://www.robinsonliste.de/ kannst du dich registrieren, um dich vor unerwünschten Werbesendungen zu schützen
• Was machst du mit den Papieren, die schon da sind?
• Alle Papiere durchgehen und entscheiden: Behalten oder entsorgen? Soviel aussortieren wie möglich; Bedienungsanleitungen findest du z.B. inzwischen fast immer online
• Was du behältst, wird entweder abgelegt (Ordner oder Hängeregistratur), gescannt oder wandert in eine Aktions-Mappe (siehe Punkt 9)
• Viele Dokumente musst du nicht im Original behalten. Sie kannst du scannen und dann Evernote nutzen, um die Dokumente wiederzufinden (wenn du Evernote Premium mit OCR-Funktion hast).
• Viele Menschen kommen besser mit einer Hängeregistratur zurecht als mit Ordnern, da sie so die einzelnen Kategorien und ihre Aufgaben besser im Blick haben.

8) Digitalen Müll entsorgen

Zwar ist das Datenchaos auf unseren Rechnern nicht so offensichtlich wie die physische Unordnung – doch es ist trotzdem da. Und erinnert dich unterschwellig an deine nicht erledigte Aufgaben.

Auch wenn Inbox Zero vielleicht nicht immer realistisch ist – ein regelmäßiges Ausmisten der Emails, Fotos und Dokumente sorgt nicht nur für einen schnelleren Rechner, sondern bringt zusätzliche Struktur in deine Daten (und deine Gedanken!).

9) Power hour

1x in der Woche reserviere ich mir eine Stunde, in der ich mich um alles kümmere, was nicht unbedingt dringend ist, aber regelmäßig gemacht werden sollte.

• Aktions-Mappe (klassische Ablage) durchgehen und abarbeiten
• Eventuelle Updates von Apps machen
• Fotos der vergangenen Woche im Handy durchgehen, Duplikate löschen, die schönsten Bilder in den jeweiligen Monatsordner auf dem Rechner übertragen
• Rechner von Datenmüll befreien (ich benutze CleanMyMac 3)
• Downloads-Ordner durchgehen und nicht mehr Benötigtes löschen

10) Entspannt in den Feierabend

Versuche, einen ordentlichen Schreibtisch zum Teil deiner täglichen Routine werden zu lassen. Wenn du dir abends 5 Minuten Zeit nimmst, um deinen Arbeitsplatz aufgeräumt zu hinterlassen, startest du am nächsten Morgen bestimmt motivierter in den Arbeitstag.

Außerdem lässt sich die neue Ordnung so viel länger erhalten. Und falls doch mal wieder zwischendurch das Chaos ausbricht: regelmäßige Aufräum-Sessions in den Kalender eintragen.

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Veronica Zapp

Veronica arbeitet als Ordnungscoach bei Veronica Zapp Home Organizing und zeigt ihren Kunden, wie sie ihr Zuhause und sich selbst so organisieren, dass sie ihren Alltag leichter bewältigen können und sie wieder mehr Zeit haben für das, was ihnen wichtig ist. Ordnung im äußeren Umfeld heißt oft auch gleichzeitig Klarheit und Ruhe im Inneren. Organisiert zu leben bedeutet für sie deshalb weit mehr als nur ein aufgeräumtes Zuhause.

Schwerpunkte Ihrer Arbeit:

• 1:1 Ordnungscoaching im Großraum München (alle Bereiche des Zuhauses wie z.B. Küche, Kleiderschrank, Home Office)
• virtuelles Coaching per Skype/E-Mail
• Hilfe vor und nach einem Umzug
• digitale Organisation

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Photocredits: Andrea Mühleck