Lange Zeit habe ich versucht meine Arbeit möglichst schnell zu erledigen, damit ich mehr in einem Tag schaffe. Ich war besonders zufrieden, wenn ich das Gefühl hatte, dass ich schneller war als alle anderen.

Küche aufräumen in fünf Minuten, Blogbeitrag schreiben in 25 Minuten, Finanztabelle fertig machen in einer Stunde.

Auf der anderen Seite habe ich mich furchtbar aufgeregt, wenn etwas nicht so schnell ging. Einfach weil ich schon müde war oder ich eine Aufgabe zum ersten Mal erledigte.

Ein anderer negativer Effekt: Morgens wollte ich gar nicht anfangen zu arbeiten, weil ich schon wusste, dass es stressig wird mit meinem eigenen Zeitdruck. Anstatt die Aufgaben zu genießen und ein Schritt nach dem anderen zu machen, hatte ich vorher schon Angst vor dem Stress, den ich haben werde. Selbst bei Aufgaben, die mir eigentlich Freude bereiten.

Das heißt meine Arbeit, die mir eigentlich Spaß macht, stresst mich nur, weil ich denke, dass es jetzt schnell gehen muss.

Qualität braucht Zeit

Kennst du das, wenn du mit dem Auto oder Fahrrad etwas zu spät dran bist und du versuchst besonders schnell durch die Stadt zu kommen? Vielleicht bist du auf 20 Minuten Wegzeit drei Minuten früher da, wenn du dich beeilst. Dein Stresslevel ist in der Zeit allerdings doppelt so hoch! Lohnt sich das wirklich für die drei gewonnenen Minuten?

Wenn du wirklich schneller da sein möchtest, ist der Trick zehn Minuten früher loszufahren. Es ist schon offensichtlich, aber ich finde so eine Erinnerung tut trotzdem gut.

Wenn du das Beispiel auf deine Arbeit beziehst – anstatt Dinge zwei Stunden aufzuschieben und sie dann schnell machen zu wollen, fange direkt an! Wenn wir keine Angst vor dem Stress beim Arbeiten haben müssen, fällt das Anfangen auch noch leichter!

Dazu nehme ich mir vor: Ich mache ein Schritt nach dem anderen und meine Aufgabe braucht so lange, wie sie halt braucht.

Zähle Energiepunkte anstatt Arbeitsstunden

Zusätzlich habe ich festgestellt: Ich versuche meinen Tag nicht mehr in Arbeitsstunden zu bewerten. Viel mehr stelle ich mir vor, dass eine Aufgabe eine bestimmte Anzahl an Energiepunkten verbraucht.

Jeden Morgen habe ich 100 Punkte auf meinem Energiekonto. Wenn eine große Aufgabe wie Konzeptarbeit beispielsweise 60 Energiepunkte kostet, kann es auch sein, dass ich die Arbeit erledige und danach nur noch kleine Aufgaben abhake. Wenn das Energiekonto leer ist, sollte ich aufhören für den Tag, damit ich mir nicht zu viel Energie-Dispo von der Energie-Bank leihen muss.

Slow Work anstatt Akkordarbeit

Wenn ich jetzt einen Tag lang viele große Aufgaben und die auch noch schnell erledige, überziehe ich mein Energiekonto. Das Projekt wird vielleicht noch schneller fertig, aber ich bin dann am nächsten Tag auch fertig – und zwar mit den Nerven.

Das Fazit: Es gibt Tage, an denen arbeite ich gerne schnell und bin dann früh fertig. Und es gibt andere Tage, an denen nehme ich mir vor die Aufgaben genau in dem Tempo zu erledigen, die sie nunmal brauchen und arbeite etwas länger. Das ist dann gar nicht langsam Arbeiten, sondern achtsam!

Wie stellst du dann sicher, dass du alles schaffst, was du dir vornimmst?

Priorisieren

Ich bin knallhart im Priorisieren. Ich weiß genau, welche Aufgaben wichtig und dringend sind und welche Aufgaben nicht auf meine Ziele einzahlen und ich sie deswegen nicht mache. Das habe ich mit der Eisenhower Matrix gelernt.

Vorplanen

Ich plane meinen Arbeitstag am Vorabend und lasse mein Unterbewusstsein über Nacht schon einmal einen Teil meiner Aufgaben lösen.

Outsourcen

Aufgaben, die andere besser als ich erledigen können, lagere ich aus. Dazu gehören momentan meine Steuererklärung und die technische Verwaltung dieses Blogs.

Sofort anfangen

Wie beim Beispiel oben mit dem Autofahren durch die Stadt, rate ich dir sofort mit deinen Aufgaben anzufangen, anstatt ewig auf Social Media rumzuhängen oder wahllos E-Mails zu beantworten.

Nach Zielen arbeiten

Kennst du deine Jahres- und Quartalsziele? Ich verschwende jetzt keine Buchstaben dafür, dir zu beweisen, wie wichtig Ziele sind. Auch wenn du Einzelunternehmer bist, führst du ein Unternehmen. Kennst du irgendein Business, dass komplett ohne Ziele in der Gegend rumsteuert? Nein? Ich auch nicht. Zumindest keins, das lange lebt.

Wenn du deine Ziele kennst, erledige nur Aufgaben, die auf diese Ziele einzahlen. Wenn du trotzdem zu viel Arbeit hast, dann überarbeite deine Ziele.

Meine Aufgabe an dich: Nimm dir vor, dass du dir so viel Zeit für eine Aufgabe lässt, wie sie nun mal braucht. Spüre, welches Gefühl sich bei dir einstellt.

Ich fühle mich dann meist entspannt und habe wieder Lust auf meine Arbeit.

Meine To-Do Liste war früher super lang und mit tausenden Aufgaben gefüllt.
Dazu kommen noch unbeantwortete Nachrichten, Termine, die wir nicht vergessen wollen und das Chaos im Posteingang.

Wenn ich auf diese Flut an unbearbeiteten Aufgaben blicke, kann ich mich nur verkriechen und direkt aufgeben. Hallo Prokrastination!

Das Aufschieben von To-Dos kommt oft daher, dass wir gar nicht wissen, wo wir überhaupt anfangen sollen. Oder wir haben das Gefühl, dass wir sowieso nicht alles schaffen.

Das Resultat ist massiver Stress, Überforderung und eine Unzufriedenheit am Ende des Tages. Selbst, wenn du dreißig Aufgaben abgearbeitet hast.

Wie kommst du aus dem Teufelskreis endloser To-Do Listen raus?

Dafür gibt es nur eine Lösung: Vereinfache deine To-Do Liste!

Wenn du im chaotischen Arbeitstag nicht untergehen möchtest, nimm dir pro Tag nur drei Aufgaben vor. Bei der Frog List heißen diese super wichtigen Aufgaben, die dich jeden Tag deinen Zielen näher bringen, “Frogs”.

Der Begriff stammt von dem Sprichwort: “Eat the frog first”. Magst du mehr über darüber wissen, was es mit den Fröschen auf sich hat? Dieser Blogartikel erklärt das Sprichwort.

Nur drei Frogs am Tag? Wie soll ich mich denn da entscheiden?

Frogs sind die Aufgaben, die dich deinen Zielen näher bringen, und die, die du normalerweise aufschiebst. Das könnte zum Beispiel das Fertigstellen eines Businessplans sein, die Buchhaltung für den letzten Monat oder das Schreiben eines neuen Blogartikels. Am besten eignen sich Aufgaben, die sonst keine Deadline haben.

Die Frogs erledigst du als allererstes an deinem Tag!

So stellst du sicher, dass du mit deinem Business oder Herzensprojekt voran kommst, auch wenn du bisher normalerweise zuerst Kundenaufträge erledigt hast.

Schreibe dir jeden Abend drei dieser Aufgaben auf. Daneben kannst du dir eine Krims-Krams Liste anlegen mit kleinen Dingen, die du vielleicht am Nachmittag erledigen möchtest, wenn du Zeit und Lust dazu hast. Dazu gehören Dinge wie: Auf Facebook die letzten Posts kommentieren, einen Brief wegbringen oder einen Kollegen anrufen.

Hey! Dann habe ich ja doch mehr To-Dos als drei auf der Liste!

Der Trick ist, dass du die drei Frogs von der Krims-Krams Liste trennst. So kommst du nicht in Versuchung zuerst die einfachen, unwichtigen Dinge zu erledigen. Sobald du mit deinen drei wichtigsten Aufgaben massive Fortschritte in deinem Tag gemacht hast, rutschen die anderen Aufgaben nur so hinterher. Plus: Selbst wenn du wirklich nur diese drei Aufgaben erledigst hast, wirst du so zufrieden sein wie noch nie zuvor!

Hier sind die goldenen Frog Regeln, wie du mit nur drei Aufgaben am Tag deine Ziele erreichst und dabei weniger Stress hast:

1. Wähle deine drei Frogs jeden Abend für den nächsten Tag

Wenn du dir schon am Abend überlegst, was du am nächsten Tag machen möchtest, wird dein Gehirn schon einmal anfangen Lösungen zu finden. Am Morgen brauchst du dann nur noch aufstehen, deine Morgenroutine machen (hier erkläre ich meine Morgenroutine) und bist direkt motiviert mit dem ersten, dem schlimmsten Frog zu starten.

2. Verspreche dir, alle drei Frogs zu erledigen

Wenn wir eine lange To-Do Liste haben ist es einfach zu sagen: “Hey, ja heute bin ich nicht so weit gekommen. Schade. Naja macht auch nichts.” Mit einer langen Liste hast du keine Chance, ein Ende deiner Arbeit zu finden. Mit den drei Frogs ist das anders. Der Deal: Hast du die drei Frogs geschafft, darfst du aufhören zu arbeiten. So löst du dich von dem Arbeiten auf Zeit und konzentrierst dich auf das Arbeiten nach Zielen. Das ist der Schlüssel zur Zufriedenheit!

3. Beginne mit dem dicksten Frog

Morgens haben wir die meiste Energie und Willensstärke. Wir können am klarsten denken. Diese Zeit solltest du auf gar keinen Fall für E-Mails, das Surfen im Internet oder dem Beantworten von Nachrichten vergeuden. Starte direkt mit der Aufgabe, die dir am schwersten fällt. Du kannst dir sicher sein, dass es dir einen riesigen Energieschub für den Tag gibt, wenn du diese Aufgabe hinter dir hast!

4. Wenn ein Frog zu groß ist, schneide ihn in Scheiben

Wie du die Frösche formulierst ist dir überlassen. Schreibst du beispielsweise gerade an einem Konzept, das du auf keinen Fall an einem Tag schaffst, dann teile dir die Frogs auf. Zum Beispiel:
1. Frog: Brainstorming im Business Model Canvas
2. Frog: Inhaltsverzeichnis aufsetzen
3. Frog: 1. Kapitel schreiben

5. Wenn du nur kleine Mini-Aufgaben hast, fasse sie in einem Frog zusammen

Manchmal gibt es Tage, an denen haben sich so viele kleine Aufgaben gesammelt, dass es sich lohnt sie zu einem Frog zusammenzufassen. Dann heißt mein Frog beispielsweise: “30 Minuten Überweisungen machen” oder “Kundengeschenke fertigstellen, zusammenbauen und versenden”

Wenn du fertig bist mit deinen drei Frogs, höre auf zu arbeiten. Manchmal habe ich Lust, danach noch ein paar kleine Aufgaben zu erledigen. Das kannst du machen, das ist dann aber die Kür deines Arbeitstages.

Am Anfang brauchst du vielleicht ein wenig Erfahrung, um abzuschätzen, wie viel du dir für einen Tag vornimmst. Aber sobald du drin bist in der Routine gibt es kein schöneres und entspannteres Arbeiten mehr!

“Lang lebe der Frog!”

Äh nein. Warte mal.

“Kurz lebe der Frog!”

Viel Spaß beim Ausprobieren!

Diese drei Frogs sind ein Teil meines aktuellen Videokurses für Selbstständige: Wie du so deinen Tag strukturierst, dass du entspannt und produktiv deine Ziele erreichst. Möchtest du auch die anderen Tipps erfahren, mit denen ich bis zu 15 Stunden pro Woche Arbeitszeit spare?

Schau dir den Kurs an!

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Photocredits: Farina Deutschmann

Lässt du dich leicht von deinen Aufgaben ablenken? Schaffst du deswegen nicht alles, was du dir vornimmst?
Mich beispielsweise haben früher WhatsApp, Facebook, Anrufe und Push Nachrichten von meinen wichtigen To Dos abgelenkt.

Mit diesen fünf digitalen Tools für deinen PC und das Handy bleibst du immer bei der Sache.

Nutzen wir die Errungenschaften der Technik zur Produktivitätssteigerung, statt uns davon ablenken zu lassen!

1. Momentum

Diese Erweiterung für den Chrome Browser zaubert dir jedes Mal beim Öffnen eines neuen Tabs ein wunderschönes Landschaftsbild auf den Schirm. Das funktioniert viel besser als eine Nachrichten auf der Startseite, weil du nicht durch Infos abgelenkt wirst, die du im Moment nicht brauchst.

Du kannst in Momentum auch deinen Fokus des Tages festhalten. Ich nutze die Funktion mit dem Tagesfokus zwar nicht, aber die Landschaftsbilder finde ich trotzdem klasse!

Hier geht’s zur Erweiterung

2. News Feed Eredicator

Und hier kommt die zweite Chrome Erweiterung: Der News Feed Eredicator sorgt dafür, dass dich der Facebook Newsfeed nicht ablenkt. Der Eredicator verdeckt deinen Newsfeed und zeigt stattdessen ein inspirierendes Zitat. So kannst du in Zukunft gezielt auf die Profile von Freunden gehen, die dich interessieren oder in Gruppen stöbern, die dir Mehrwert bringen ohne, dass du von den Posts alter Urlaubsbekanntschaften abgelenkt wirst.

Hier geht’s zur Erweiterung

3. Tomighty

Kennst du die Pomodoro Technique? Mit dieser Methode arbeitest du fokussiert immer 25 Minuten, hast dann eine kurze Pause von 5 Minuten und alle vier Intervalle machst du eine längere Pause von 15 Minuten. Mit Tomighty, dem kleinen Desktop Programm für Windows und Mac bekommst du einen eleganten einfachen Pomodoro Technique Timer mit den Basisfunktionen. Der Vorteil gegenüber einem Timer auf dem Handy ist, dass du das Handy erst gar nicht in die Hand nimmst und in Versuchung gerätst Nachrichten zu beantworten.

Funfact: Ich schreibe diesen Blogartikel gerade, während die Tomighty Uhr tickt. Noch 16 Minuten bis zur nächsten Pause.

Hier geht’s zum Programm

4. Prioritab

Prioritab ist auch eine Chrome Erweiterung. Wenn du einen neuen Tab öffnest kannst du direkt auf der Seite deine Tages-, Wochen-, und Monatsziele eintragen. So hast du alles im Blick. Dir wird auch angezeigt wie viel Prozent des Tages, der Woche und des Monats schon vorbei sind. Du kannst allerdings nur diese oder die Momentum Erweiterung (das erste Tool in diesem Artikel) installieren, weil nur eine der beiden angezeigt werden kann, wenn du eine neue Seite öffnest.

Hier geht’s zur Erweiterung

5. Alle Push Nachrichten deaktivieren

Das letzte Tool ist kein Programm, das man installieren muss. Aber der Trick ist so toll, dass ich ihn trotzdem hier mit aufnehmen musste!

Jeder hat die Möglichkeit auf seinem Handy Push-Nachrichten abzuschalten. Ich bekomme gar keine Notifications mehr, wenn ich Nachrichten, Mails, Messages bei Facebook oder Instagram bekomme. Ich habe noch nicht einmal die Anzeige direkt am App Symbol, wie viele neue Nachrichten warten. Es ist ein Traum! Ich habe sogar mein Handy auf lautlos und rufe lieber zurück, wenn es wichtig ist. So werde ich nie aus meinen aktuellen Aufgaben herausgerissen und beantworte Anfragen nur alle paar Stunden in einem Rutsch.

Hier ist eine Anleitung, wie du sie deaktivierst.

Ich hoffe du liebst diese fünf Tools genauso wie ich. Ich würde lieber mit Unterhose über dem Kopf auf der Straße herumziehen, als auf diese Helfer zu verzichten!

Drei dieser Tools finden sich in der Liste, mit der ich mein komplettes Arbeitsleben organisiere. Wenn du wissen willst, welche anderen Apps ich als Selbstständige täglich nutze, um meine Aufgaben fokussiert und produktiv abzuhaken, hol dir hier die Liste mit meinen 10 besten Tools für 30% mehr Produktivität im Arbeitstag.

Welche Tools nutzt du? Schreibe mir in den Kommentaren!